Metode Pemrosesan David Allen 2
Rasanya sangat menjengkelkan ketika kita melewatkan hal penting dalam kehidupan sehari-hari karena terlalu banyaknya aktivitas yang harus dilakukan. Salah satu cara mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan metode pengolahan masukan David Allen, atau yang lebih dikenal dengan metode “Getting Things Done” (GTD). Sebelumnya, kita telah membahas dua langkah pertama dari GTD, sekarang kita akan melanjutkan ke langkah berikutnya.
Langkah selanjutnya dalam GTD adalah “Pengorganisasian.” Pada tahap ini, Anda perlu mengorganisir dan memberi prioritas pada semua masukan yang telah Anda kumpulkan. Ada tiga kriteria utama yang dapat digunakan untuk mengorganisir tugas-tugas Anda: berdasarkan proyek, berdasarkan waktu, dan berdasarkan konteks.
Klasifikasikan tugas-tugas yang terkait dengan proyek tertentu bersama-sama. Misalnya, mengumpulkan data untuk presentasi minggu depan atau merencanakan pesta ulang tahun anak Anda di panti asuhan, Anda dapat mengelompokkan semua tugas terkait dengan kegiatan tersebut. Anda juga bisa menggolongkan tugas berdasar waktu tertentu. Misalnya, jika ulang tahun sahabat Anda akan segera tiba, pastikan untuk mencantumkannya dalam kalender sehingga Anda tidak terlupa. Mengelompokkan tugas juga bisa berdasarkan konteks. Ini berarti mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat dikerjakan dalam situasi atau tempat tertentu. Misalnya, Anda dapat mengelompokkan tugas-tugas yang memerlukan panggilan telepon. Anda memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Selalu ingat satu pertanyaan penting, yaitu “Apa tindakan berikutnya?” Misalnya, jika Anda ingin menelepon sahabat Anda untuk mengucapkan selamat ulang tahun, tetapi tidak memiliki nomor teleponnya, langkah pertama seharusnya adalah mencari nomor telepon tersebut, bukan mencoba meneleponnya. Ini akan membantu Anda mengorganisir tugas-tugas dengan lebih baik.
Bagaimana dengan informasi atau tugas-tugas yang tidak dapat langsung diambil tindakan? Anda dapat menyimpannya untuk referensi di masa mendatang. Misal informasi jadwal arisan bulan depan. Anda juga dapat menunda tugas-tugas tersebut untuk dilakukan nanti. Misalnya, memulai bisnis baru tetapi saat ini tidak memiliki waktu luang, Anda dapat menambahkannya ke daftar “keinginan masa mendatang” dan menjadwalkan peninjauan ulang dalam beberapa bulan ke depan.
Langkah selanjutnya adalah “Peninjauan.” Dengan begitu banyaknya tugas dan informasi yang perlu dikelola, semuanya dapat menjadi berantakan. Oleh karena itu, penting untuk melakukan tinjauan secara teratur. Setiap minggu, luangkan waktu untuk meninjau semua tugas dan informasi yang Anda miliki, dan lakukan penyesuaian jika diperlukan.
Tinjauan mingguan sangat penting untuk menjaga segalanya tetap teratur dan sesuai rencana. Lakukan tinjauan bulanan untuk memeriksa apakah Anda sedang mencapai tujuan jangka pendek Anda. Pertimbangkan apakah semua tindakan yang Anda lakukan membawa Anda lebih dekat ke tujuan tersebut atau hanya membuat Anda sibuk tanpa arah yang jelas.
Langkah terakhir dalam GTD adalah “Pelaksanaan.” Ini adalah saatnya untuk benar-benar bekerja. Pastikan kalender Anda berisi semua tugas yang harus Anda selesaikan hari ini. Daftar proyek Anda akan membantu Anda memahami apa yang perlu Anda lakukan untuk membuat proyek-proyek tersebut terwujud. Konteks akan membantu Anda mengelompokkan tugas-tugas yang dapat dilakukan bersama-sama.
Saat Anda menjalani hari-hari Anda, selesaikan semua tugas yang ada dalam daftar Anda. Seiring berjalannya waktu, Anda akan menerima masukan baru. Tentukan tindakan yang diperlukan, dan lakukan sesuai prioritas. Jika informasi tidak memerlukan tindakan, simpan atau buanglah sesuai kebutuhan.
Dengan mengikuti langkah-langkah GTD ini, Anda akan merasa lebih teratur dan terkontrol atas hidup Anda. Anda akan merasa seperti kapten di atas kapal yang berlayar di laut yang tenang. Tidak ada lagi kekhawatiran tentang melewatkan ulang tahun sahabat Anda atau tugas-tugas yang terlupakan. Anda siap menghadapi dunia dengan percaya diri.