Mengembangkan Keterampilan Kepemimpinan dan Komunikasi (bag 2)
Terdapat beberapa keterampilan komunikasi yang bisa Anda pelajari sebagai pemimpin. Pada bagian sebelumnya telah kami bahas 2 poin pertama, yaitu: kebiasaan meringkas dan memanfaatkan perjanjian. Berikut ini adalah poin-poin selanjutnya.
3. Berikan Umpan Balik yang Konstruktif
Saat dialog semakin berkembang, penting untuk memberikan umpan balik yang konstan. Penelitian telah menunjukkan bahwa dalam tim berkinerja tinggi rasio umpan balik positif terhadap negatif adalah 5,6, yang berarti bahwa untuk setiap pernyataan umpan balik negatif, 5,6 item umpan balik positif perlu disampaikan.
Ingatlah rasio ini saat Anda berinteraksi dengan individu atau tim.
Catatan tambahan: Rasio umpan balik serupa juga ditemukan dalam pernikahan yang bertahan lama, di mana rasio positif terhadap negatif adalah 5,1. Bandingkan dengan perkawinan yang berakhir dengan perceraian yang rasionya hanya 0,77.
4. Mendengarkan Secara Aktif
Mendengarkan secara aktif mengacu pada benar-benar mendengarkan apa yang dikatakan seseorang, tidak hanya sekadat gugur kewajiban, masuk telinga kanan dan keluar telinga kiri. Itu berarti memperhatikan orang yang berbicara dan memberinya waktu untuk menyelesaikan. Saat giliran Anda menanggapi, referensikan apa yang dikatakan lawan bicara untuk menunjukkan bahwa Anda mengerti. Ketika ia berbicara, mengangguklah pada poin yang tepat untuk menunjukkan bahwa ia mendapatkan perhatian Anda. Ajukan pertanyaan untuk memahami poin data dan logika yang telah membuat ia memiliki sudut pandang seperti itu.
Dengan melakukan ini, orang lain akan jauh lebih bersedia untuk berbagi dan sebagai konsekuensinya Anda akan memahami masalahnya jauh lebih dalam, bahkan mungkin melebihi ekspektasi Anda.
5. Ajukan Pertanyaan Terbuka
Poin ini sangat penting jika Anda berada di posisi yang lebih senior daripada orang lain di ruang diskusi, atau memiliki kepribadian yang lebih kuat. Bertanya secara tertutup memiliki sejumlah aspek negatif termasuk terkesan mengarahkan pembicaraan dan membuat orang menjadi defensif.
Dengan mengajukan pertanyaan terbuka, Anda dapat memahami sudut pandang orang lain dan bukti yang membuat mereka membentuk pandangan tersebut. Dengan mengajukan pertanyaan terbuka Anda mungkin mendapatkan jawaban tak terduga yang membangun pemahaman Anda dan pada gilirannya membuat Anda lebih baik dalam pekerjaan selanjutnya.
6. Waktu Rehat
Waktu rehat dapat digunakan bersama ringkasan dan berguna dalam situasi di mana terjadi pendapat yang kuat, dan tidak ada pihak yang ingin mengalah.
Sebagai contoh, saat Anda sedang rapat dan terdapat tiga pendapat kuat yang berbeda, A, B, dan C, maka ada baiknya meminta semua orang untuk menghentikan perdebatan sejenak sehingga Anda dapat mendalami pemahaman Anda tentang posisi masing-masing peserta. Anda kemudian meringkas pendapat A, lalu meringkas pendapat B, lalu meringkas pendapat C. Setelah Anda selesai melakukannya, Anda juga dapat meminta lebih banyak informasi dengan mengajukan pertanyaan tentang pendapat A, lalu pendapat B, dan terakhir pendapat C.
Anda dapat mengambil langkah yang lebih jauh dengan meminta pihak yang berbeda untuk menyoroti apa yang mereka setujui pada pendapat lain, dan juga bagian mana yang bisa mereka jalani. Teknik ini dapat membantu mencairkan percakapan yang menemui jalan buntu dan membuka pemikiran terhadap arah dan ide baru.
Enam cara di atas dapat membuat Anda lebih baik dalam semua aspek komunikasi. Cara-cara ini sebenarnya mudah dicoba tetapi membutuhkan waktu untuk menguasainya.