Bagaimana Menerapkan Sistem Kanban (1)
Kanban telah ada sebagai metodologi sejak tahun 40-an. Metode ini tercetus sebagai akibat dari usaha yang dilakukan Toyota untuk mengejar ketertinggalannya di dunia otomotif pada kurun waktu tersebut. tetapi sepertinya sekarang metode ini mendapatkan lebih banyak perhatian. Ini sebagian karena sistem kerja jarak jauh makin banyak digunakan serta makin populernya konsep manajemen ‘agile’ (tangkas, lincah, cepat tanggap) dan lean di berbagai sektor.
Sementara Kanban pada awalnya diterapkan pada bisnis bidang manufaktur, pendekatan manajemen ini ternyata juga dapat berfungsi di hampir semua bidang. Ini dapat digunakan sebagai sistem manajemen yang berdiri sendiri, atau digunakan bersama metode manajemen agile lainnya. Namun menerapkannya, bagaimanapun juga, lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Dalam artikel ini kita akan coba membahas apa saja langkah-langkah yang perlu Anda ambil untuk menerapkan sistem Kanban di organisasi Anda.
Sebelum mengaplikasikan konsep ini, Anda perlu memahami dasar-dasar Kanban terlebih dahulu. Penting juga bagi Anda untuk memahami batasannya sebelum memulai. Di artikel sebelumnya kami pernah membahas tema ini. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang konsep Kanban, Anda bisa mencari tambahan bacaan di internet. Ada banyak panduan berguna yang akan membantu Anda memahami cara kerja Kanban termasuk berbagai komponen yang ada di dalamnya.
Anda akan menemukan istilah seperti batas WIP (work in progress, pekerjaan dalam proses), swimlanes yang dalam hal ini adalah jalur proses, dan bagan Kanban yang merupakan visualisasi proses kerja. Itu semua dimaksudkan untuk merampingkan alur kerja dan sebagai usaha melakukan perbaikan berkelanjutan.
Berikut adalah beberapa langkah praktis menerapkan kanban:
Langkah ke-1: Memetakan Alur Kerja Bisnis Anda
Untuk memetakan alur kerja bisnis Anda, Anda perlu melibatkan seluruh tim Anda. Anda perlu menelusuri langkah-langkah yang harus dilalui sebuah pekerjaan atau proyek agar berubah dari “dilakukan” menjadi “selesai”. Anda perlu mengetahui di mana dan bagaimana estafet dilakukan, dan apakah ada siklus pengujian dalam proses tersebut.
Anda dapat mulai menggambarkan pemetaan proses bisnis Anda di papan tulis. Anda kemudian dapat memilih pekerjaan terbaru yang telah selesai dan mengujinya melalui peta yang baru saja dibuat untuk melihat apakah peta itu sudah mewakili proses bisnis Anda. Apabila ditemukan pemetaan yang tidak sesuai, maka Anda perlu melakukan perubahan pada peta itu.
Langkah ke-2: Memvisualisasikan Alur Kerja Bisnis Anda
Langkah selanjutnya adalah merinci tugas-tugas dan memvisualisasikannya. Anda perlu merinci tugas yang akan datang, tugas yang telah dilakukan, dan tugas yang sedang berlangsung lalu meletakkan tugas-tugas itu di kartu. Anda tidak perlu merinci terlalu detail tugas-tugas itu pada tahap ini. Satu-satunya tujuan langkah ini adalah mempelajari cara memvisualisasikan semua tugas di bisnis Anda saat melewati jalur proses, tidak lebih.
Anda juga tidak boleh mengabaikan tugas-tugas kecil. Untuk itulah Kanban dibuat, memastikan bahwa semua tugas diperhitungkan, tidak peduli ukurannya, dan setiap proses dipantau sehingga dapat diperbaiki. Jika ada tugas yang menghabiskan waktu, itu juga harus disertakan, jadi pastikan Anda menambahkannya juga.