Bagaimana Menerapkan Sistem Kanban (2)
Kanban merupakan pendekatan manajemen proses yang menggunakan visualisasi aliran kerja. Untuk menerapkan pendekatan ini Anda perlu melalui langkah-langkah tertentu. Bagian ini merupakan kelanjutan artikel sebelumnya yang membahas tentang bagaimana Anda menerapkan metode kanban di bisnis Anda.
Langkah ke-3: Memperbbaiki Aliran Kerja
Langkah selanjutnya adalah memperbaiki aliran kerja yang terdapat pada jalur proses bisnis Anda. Hal pertama yang perlu Anda jadikan fokus perhatian adalah bagaimana keadaan aliran kerja itu. Aliran kerja yang baik berarti tugas bergerak mulus melewati jalur proses. Aliran kerja yang buruk berarti terdapat banyak stop-and-go. Jika Anda melihat terlalu banyak kartu yang menyumbat jalur, maka terjadi kemacetan. Jika beberapa bagian dari proses selalu tampak mandek, mungkin merupakan ide bagus untuk menambahkan lebih banyak orang ke dalam tugas tersebut. Apabila memungkinkan, menambahkan otomatisasi yang mempercepat proses bisa Anda pertimbangkan.
Tahap ini juga tempat yang tepat bagi Anda untuk menyatukan tim dan menangani persoalan kemacetan pada alur proses. Salah satu keunggulan Kanban adalah memungkinkan Anda melihat dengan tepat siapa yang terlibat dalam proses tertentu dan mensurvei mereka. Dalam beberapa kasus, ini mungkin disebabkan oleh staf yang berkinerja buruk, tetapi dalam kasus lain, mungkin ada beberapa kelemahan mendasar pada sistem. Jika Anda ingin melakukan perbaikan, pastikan untuk memilih hanya satu jenis perubahan pada satu waktu sehingga Anda dapat melihat dampak dari setiap perubahan tersebut.
Langkah ke-4: Mengoptimalkan WIP
Mengetahui bagaimana memiliki jumlah ‘pekerjaan yang sedang berjalan’ (WIP) secara optimal akan memainkan peran utama dalam membantu Anda memaksimalkan hasil pekerjaan. Terlalu banyak WIP, Anda akan menghadapi lebih banyak kemungkinan jalur kerja yang tersumbat. Anda mungkin juga akan memberi terlalu banyak tekanan pada beberapa bagian jalur kerja, yang mengakibatkan karyawan bekerja terlalu keras di lapangan.
Memiliki WIP yang optimal akan memungkinkan Anda meningkatkan kecepatan, meningkatkan kualitas, mengurangi penyesuaian kondisional, dan melakukan peralihan tugas yang lebih mulus, itu tadi adalah beberapa keuntungannya. Perhatikan bahwa Anda dapat membatasi WIP secara tim atau individu, jadi sebaiknya Anda menggunakan keduanya.
Langkah ke-5: Melakukan Usaha Peningkatan Berkesinambungan
Tujuan Kanban bukan hanya untuk membantu bisnis mengoordinasikan pekerjaan melalui visualisasi. Kanban juga dibuat untuk mendorong perbaikan terus-menerus. Ini berarti bagan Kanban bisnis Anda harus selalu berkembang, dan Anda harus selalu mengumpulkan metrik utama sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan data yang valid.
Dua metrik terpenting yang harus diperhatikan adalah waktu tunggu dan waktu siklus. Waktu tunggu adalah periode antara pemesanan dan pengiriman sedangkan waktu siklus adalah jumlah total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Mengetahui matriks ini akan memberi Anda wawasan yang dibutuhkan untuk mulai membuat perbaikan nyata pada proses bisnis Anda.
Seperti yang Anda lihat, menerapkan sistem Kanban tidak harus rumit. Namun, itu membutuhkan kerja sama dari semua orang di tim Anda dan dedikasi penuh untuk mendapatkan hasil yang diharapkan.