Kiat Meningkatkan Efisiensi Alur Kerja bagi Bisnis Anda (2)

Pada bagian sebelumnya, sebuah cara meningkatkan efisiensi adalah dengan melakukan inventarisasi alur kerja bisnis. Kemudian apa selanjutnya?

Anda perlu meminta umpan balik dari mereka yang terlibat langsung dengan proses kerja; mereka dapat memberi tahu Anda apa yang berhasil, apa yang tidak berhasil, dan bagaimana berbagai hal dapat diperbaiki. Saran dari suatu departemen tentang apa yang berhasil bagi mereka dapat mengarah pada praktik terbaik yang bisa ditiru oleh departemen lain. Atau Anda mungkin menemukan bahwa beberapa langkah tidak lagi diperlukan dan dapat diabaikan.

Menghilangkan beberapa langkah yang mubazir dalam prosedur formal, kemudian melatih semua orang menjalani proses baru yang telah disetujui bersama, berarti Anda baru saja merampingkan operasi itu. Jika Anda menemukan suatu keseluruhan proses tidak lagi relevan, seperti laporan yang harus dibuat tapi tidak ada yang membacanya, pastikan Anda memberi tahu semua orang yang terlibat untuk berhenti melakukannya.

Melakukan audit yang berkelanjutan

Memiliki proses resmi yang baru dan lebih baik akan menjadi sia-sia jika para staf tidak menjalankannya. Setelah Anda memodifikasi proses, mendokumentasikannya secara formal, dan melatih semua orang, audit semua tim untuk memastikan mereka telah menjalankan proses baru. Anda juga dapat membandingkan berbagai cara kerja itu terhadap aliran kerja yang ideal menurut Anda secara relatif. Anda mungkin menemukan beberapa aspek tambahan yang bisa diperbaiki.

Menerapkan otomatisasi alur kerja

Otomatisasi alur kerja tidak menghilangkan elemen manusia. Alih-alih, ini mengotomatiskan pengelolaan tugas dan memindahkan berbagai hal di sepanjang alur kerja. Ini memberi tahu mereka yang memiliki pekerjaan agar segera menyelesaikannya. Otomatisasi memungkinkan manajer menilai laporan dengan memeriksa status sesuatu. Otomatisasi alur kerja melalui aplikasi khusus dapat memfasilitasi komunikasi. Misalnya, aplikasi mengirim notifikasi kepada seseorang agar memberikan umpan balik terhadap sebuah laporan atau sebuah dokumen yang perlu ditinjau. Lalu aplikasi menyimpan catatan secara otomatis untuk ditinjau oleh orang lain nantinya.

Meminimalkan penggunaan kertas atau yang sejenisnya

Mengisi dokumen bisa menjadi urusan yang memakan waktu. Mengisi formulir online lagi dan lagi juga sama-sama merupakan pemborosan waktu. Bangunlah sistem sedemikian rupa yang mendukung para pelanggan memasukkan informasi mereka sendiri secara online, alih-alih meminta mereka mengisi dokumen yang dimasukkan oleh operator ke komputer.
Siapkan sistem sedemikian rupa sehingga catatan digital mengikuti perintah kerja atau pelanggan sehingga tidak perlu mengulangi proses saat berpindah dari satu tahapan ke tahapan lain. Ini menghemat waktu dan mengurangi kerumitan semua orang. Menggunakan arsip elektronik juga mengurangi risiko hilangnya informasi tertulis yang penting. Data dapat diakses kapan saja diperlukan oleh siapa saja yang seharusnya memiliki akses terhadapnya.

Membangun perangkat lunak yang dapat merampingkan operasional back office dapat menghasilkan penghematan besar pada bidang ini. Misalnya, membeli atau mengintegrasikan perangkat lunak untuk menangani pengajuan klaim, mengirim tagihan, dan memproses pembayaran akan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas terperinci yang memakan waktu ini. Ini juga mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat menyedot kas bisnis Anda.